La secretaría administrativa es la encargada de colaborar con la Titular de la Facultad de Filosofía y Letras en la planeación, gestión, organización y control de los recursos humanos, financieros y materiales para el desarrollo de las tareas sustantivas de la Dependencia.

Alinear las actividades de la Secretaría Administrativa con los objetivos, planes, programas y proyectos de la titular de la Facultad de Filosofía y Letras, brindando servicios eficaces y eficientes a través de sus cuatro procesos básicos en apego a los contratos, convenios y normatividad vigente.

“Las secretarías y las unidades administrativas de las entidades y dependencias de la UNAM, estamos comprometidas a proporcionar servicios administrativos de calidad que satisfagan las necesidades y expectativas de nuestros usuarios y partes interesadas, a través del cumplimiento de la normatividad institucional aplicable, el fortalecimiento del liderazgo, la planificación administrativa, el desarrollo de competencias del personal administrativo, el acceso al conocimiento administrativo institucional y la mejora continua de los procesos del sistema de gestión de la calidad”.

1. Satisfacer anualmente el 85% de las necesidades y expectativas de las partes interesadas del SGC.
2. Posicionar la cultura de la calidad administrativa en un 85% de cumplimiento anual.
3. Lograr que el desempeño administrativo alcance un 85​% de cumplimiento anual.

• Acordar con la Titular de la Facultad de Filosofía y Letras todos los asuntos administrativos relativos a presupuesto, personal, bienes y suministros y servicios generales, entre otros.
• Tomar acuerdos con la Titular de la Facultad de Filosofía y Letras para dar solución a los problemas internos y externos que se presenten en la administración de esta.
• Orientar a las autoridades de la Facultad de Filosofía y Letras en aspectos relativos a asuntos administrativos o de organización.
• Representar a la Titular de la Facultad de Filosofía y Letras en los casos que éste determine, de acuerdo con las disposiciones jurídicas establecidas.
• Atender los lineamientos establecidos por la Administración Central, así como cumplir con las disposiciones contenidas en los reglamentos y circulares emitidos por las autoridades federales, estatales, municipales, universitarias y de la Facultad de Filosofía y Letras.
• Facilitar el desarrollo de auditorías internas y externas, de cualquier tipo, que se realicen en la Facultad de Filosofía y Letras y proporcionar la información que se requiera.
• Formar parte de los Comités, Comisiones o cualquier otro órgano administrativo que le sean encomendados por la Titular de la Facultad de Filosofía y Letras, en lo previsto por la normatividad institucional para el cargo.
• Elaborar el plan de trabajo anual de la Secretaría Administrativa, considerando los factores internos y externos (análisis del contexto) que puedan afectar la operación y asegurar que se cumplan los objetivos y metas administrativas y de la calidad establecidas.
• Vigilar el cumplimiento de los ordenamientos y lineamientos establecidos en los diversos procesos administrativos que se llevan en la Secretaría Administrativa, incluyendo los del sistema de gestión de la calidad.
• Proponer a la Titular de la Facultad de Filosofía y Letras acciones de mejora continua en el otorgamiento y prestación de los servicios, tendientes a incrementar la satisfacción de los usuarios.
• Comprometer, dirigir y apoyar al personal responsable de los procesos para que contribuya con el desempeño administrativo, y propiciar que demuestre su liderazgo en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad.
• Evaluar la competencia del personal que participa en el Sistema de Gestión de la Calidad, asegurar su integración al programa de desarrollo de competencias y darle seguimiento.
• Realizar, en conjunto con los responsables de los procesos básicos, el diagnóstico de necesidades de capacitación al personal adscrito a la Secretaría Administrativa, a fin de integrar los programas anuales de capacitación, tendientes a desarrollar, fortalecer y actualizar sus competencias.
• Promover los cursos de capacitación para la mejora del desempeño del personal de la entidad académica o dependencia universitaria.
• Asegurar que en todos los niveles de la Secretaría Administrativa se comunica y toma conciencia de:
  • la política de la calidad.
  • los objetivos de la calidad institucionales y específicos.
  • la relevancia y la importancia de sus actividades laborales en la contribución a la mejora del desempeño administrativo y la consecución de los objetivos de la calidad.
  • las implicaciones y riesgos del incumplimiento de los requisitos, las necesidades de los usuarios y la normatividad UNAM.
  • la autoridad y responsabilidad del personal que participa en la Secretaría Administrativa.
  • la importancia de dar atención a los requerimientos de información solicitados por la Unidad de Transparencia, vía el enlace designado.
• Asumir la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación al desempeño administrativo de la Secretaría Administrativa.
• Promover el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos.
• Asegurar la disponibilidad de recursos para la operación del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Analizar y evaluar los resultados del desempeño del SGC en la entidad o dependencia, a través del seguimiento trimestral y la Revisión por la dirección específica.
• Establecer acciones para asegurar la operación permanente del sistema de gestión de la calidad (SGC) en la Secretaría Administrativa y mantener el control eficaz cuando ocurran o se implementen cambios.
• Establecer canales de comunicación entre las autoridades y el personal de la Facultad de Filosofía y Letras con el fin de promover y mejorar las relaciones laborales.
• Presentar informes del estado que guarda la Facultad de Filosofía y Letras y los asuntos encomendados por la Titular.
• Preparar el presupuesto anual de la Facultad de Filosofía y Letras con base en las políticas institucionales, la detección de necesidades y la información proporcionada por las diversas unidades responsables que la conforman, así como, los proyectos de inversión.
• Administrar los recursos del fondo fijo asignado a la Facultad de Filosofía y Letras.
• Fiscalizar la captación, depósitos, el entero y la liquidación de los ingresos extraordinarios.
• Establecer mecanismos que salvaguarden la información generada por la operación de la Secretaría Administrativa.
• Desempeñar todo trabajo administrativo solicitado por la Titular de la Facultad de Filosofía y Letras, en las condiciones de tiempo y lugar que se requieran.

Fuente: Guía de Competencia del Secretario o Jefe de Unidad Administrativa, GC-CH 05 Revisión: 03 Entrada en vigor 12/08/2024 Página | 2 de 4 SGC, UNAM